Wirtualna sekretarka jest wyspecjalizowana w odbieraniu połączeń przychodzących. Wirtualna asystentka zajmuje się także innymi sprawami organizacyjnymi. Usługi wirtualnej asystentki zazwyczaj rozliczane są godzinowo (często minimalna jednostka rozliczeniowa to 30 min) - zlecanie obsługi połączeń przychodzących (np. 5 połączeń w ciągu dnia po 1 min) może kosztować tyle, że jest to nieopłacalne.

Usługi oferowane przez centra call center są mało spersonalizowane, mogą sprawiać uczucie obsługi przez osobę, która nic nie wie o Twoim biznesie. Dzięki naszemu zgranemu zespołowi zawsze wiesz, kto odbierze telefon.

Osoba dzwoniąca do Twojej firmy będzie myśleć, że sekretarka odbierająca telefon siedzi przy biurku w Twojej firmie. Poziom obsługi, który zapewniamy nie narazi Cię na żaden dyskomfort w tym zakresie.

Pomysł na usługi, które świadczymy wynikł z naszej wewnętrznej potrzeby. Mamy wiele lat doświadczenia w prowadzeniu małej firmy i wiemy jakie oczekiwania wobec sekretarki mają ich właściciele. Usługa wirtualnego sekretariatu jest w wielu aspektach lepsza, niż tworzenie własnego dodatkowego etatu - dużo niższe koszty, elastyczność, brak zmartwień związanych z chorobowym, urlopami, nieplanowanymi obecnościami.

Biorąc pod uwagę, że minimalne wynagrodzenie brutto w 2020 r. to 2 600 zł brutto (łączny koszt pracodawcy to 3 132,48 zł), a przeciętnej małej firmie wystarcza pakiet za 490 zł netto/miesiąc - oszczędności mogą sięgnąć ok. 2 500 zł/mies.

Tak, wszystkie osoby w naszym zespole władają językiem polskim natywnie, posiadają wysoką kulturę osobistą oraz wiedzą, jak profesjonalnie obsłużyć rozmówcę.

Pracujemy w godzinach 9-17 w dni robocze od poniedziałku do piątku. Po godzinach i w weekendy rozmowy przychodzące kierowane są na pocztę głosową. Nagrania są odsłuchiwane następnego dnia roboczego lub przekazywane od razu na Twojego e-maila.

Wirtualna sekretarka odbierze telefon we wcześniej z Tobą ustalony spersonalizowany sposób. W powitaniu zazwyczaj używamy Twojej nazwy firmy.

Typowe powitanie wygląda np. :

"Dzień dobry, witamy w firmie X, mam na imię Y, w czym mogę pomóc?"

Wystarczy, że włączysz przekierowania połączeń przychodzących na specjalnie wyznaczony przez nas numer. Przekierowania połączeń przychodzących obsługiwane są przez wszystkich operatorów. Zazwyczaj sprowadza się to do wpisania prostego kodu na klawiaturze telefonu i zatwierdzenia zieloną słuchawką. Można to zrobić w 3 minuty.

Tak, możesz wyłączyć przekierowanie w każdym momencie, nie musisz nam nawet dawać znać.

Standardowy protokół połączeń to:

• Odbieramy przychodzące połączenie, dowiadujemy się kto i w jakiej sprawie dzwoni. Zgodnie z ustalonym wcześniej z Tobą scenariuszem - jeśli jest to przypadek, w którym chcesz, aby łączono z Tobą taką osobę - przekazujemy jej informację, że sprawdzimy Twoją dostępność i przełączymy rozmowę.
• Rozmowa jest przełączana w tryb oczekiwania.
• Na drugiej linii sekretarka kontaktuje się z Tobą i przekazuje, że dana osoba w danej sprawie chce się z Tobą skontaktować - decydujesz, czy chcesz odebrać telefon.
• Sekretarka przełącza daną osobę na Twoją linię.